L'une des premières démarches pratiques après un décès est d'avertir les personnes qui doivent être informées. Pour beaucoup, les appels les plus difficiles sont ceux faits à un responsable, à la direction d'une école ou aux ressources humaines. Non pas parce que ces conversations sont les plus chargées émotionnellement, mais parce qu'elles arrivent tôt, au moment où il reste très peu de capacité pour quoi que ce soit, et qu'elles ont un poids pratique : un congé doit être organisé, une absence doit être expliquée, et la vie continue de tourner.
Ce billet propose des formulations simples et directes pour les situations les plus courantes. L'objectif est de rendre ces démarches plus courtes et moins épuisantes, pour que le temps et l'énergie qui restent puissent aller là où ils comptent vraiment.
Quelques points à garder en tête avant de contacter quelqu'un
Il n'y a aucune obligation de partager des détails. Un lien de parenté, une indication générale de la durée de l'absence et une demande d'information sur la politique de congé sont tout ce dont on a besoin. Partager davantage est un choix personnel, pas une exigence.
Communiquer par courriel plutôt que par téléphone est tout à fait approprié dans la plupart des situations, et souvent plus facile. Cela donne à la personne qui écrit le contrôle du message, et à la personne qui le reçoit le temps d'y répondre avec soin plutôt qu'en temps réel.
Les modèles ci-dessous sont des points de départ. Il est toujours juste d'adapter le ton, le niveau de détail ou la longueur en fonction de la relation et du milieu de travail ou de l'institution.
Aviser un responsable ou un employeur
C'est la notification la plus courante. L'objectif est de confirmer le décès, d'indiquer qu'un congé sera nécessaire et de demander la marche à suivre sans avoir à gérer une longue conversation.
Version courte : appel téléphonique ou échange en personne
« Je voulais te / vous prévenir que [ma mère / mon conjoint / un membre proche de ma famille] est décédé[e] [hier / cette semaine]. J'aurai besoin de prendre quelques jours. Je voulais t'en / vous en aviser le plus tôt possible et je ferai le suivi pour les détails. »
C'est suffisant. Plus de précisions peuvent venir plus tard si nécessaire.
Courriel : demande simple
Objet : Congé de décès — [Votre nom]
Bonjour [Nom du ou de la responsable],
Je vous écris pour vous informer que [mon père / ma conjointe / un membre de ma famille immédiate] est décédé[e] le [date]. J'aurai besoin de m'absenter à partir du [date] pour une période d'environ [nombre de jours / une semaine].
Pourriez-vous m'indiquer la marche à suivre pour le congé de décès, ou me mettre en contact avec la personne appropriée aux ressources humaines? Je veux m'assurer que tout est géré correctement.
Je consulterai mes messages lorsque je le pourrai, et je ferai de mon mieux pour signaler les tâches urgentes avant mon départ. Merci de votre compréhension.
[Votre nom]
Courriel : quand une absence plus longue pourrait être nécessaire
Objet : Congé de décès — [Votre nom]
Bonjour [Nom du ou de la responsable],
Je vous écris pour vous informer que [ma mère / un membre de ma famille immédiate] est décédé[e] [cette semaine]. J'aurai besoin de prendre un congé de décès à partir du [date]. Pour l'instant, je prévois être absent[e] [une à deux semaines], mais il est possible que j'aie besoin de plus de temps selon les circonstances. Je vous tiendrai informé[e] dès que j'en saurai davantage.
Je vous serais reconnaissant[e] d'être mis[e] en contact avec les ressources humaines pour connaître les options disponibles. Merci de votre soutien.
[Votre nom]
Aviser les ressources humaines ou un agent responsable des congés
Lorsque le congé est géré directement par les ressources humaines plutôt que par un responsable, le message peut être légèrement plus formel et axé sur la procédure.
Objet : Demande de congé de décès — [Votre nom] — [Numéro d'employé, si applicable]
Bonjour,
Je vous écris pour vous aviser qu'un membre de ma famille immédiate, [mon conjoint / ma mère / mon enfant], est décédé[e] le [date]. Je souhaite prendre un congé de décès conformément à la politique de l'entreprise et aux normes du travail applicables.
Je vous serais reconnaissant[e] de m'indiquer la procédure à suivre, le nombre de jours disponibles, et si des documents justificatifs sont requis. Je suis en mesure de fournir un avis de l'entreprise funéraire ou un document similaire si nécessaire.
Mon retour prévu est le [date], bien que cela puisse changer selon les arrangements. Je suis joignable au [courriel ou téléphone] pour tout sujet urgent.
Merci de votre aide.
[Votre nom]
Aviser une école de l'absence d'un élève
Quand un élève s'absente en raison d'un décès dans la famille, ou qu'un élève a perdu un parent ou un frère ou une sœur et aura besoin d'un congé prolongé, la communication à l'école est généralement brève.
Pour une absence de courte durée
Objet : Absence — [Nom de l'élève], [Niveau / Groupe]
Bonjour,
Je vous écris pour vous informer que [nom de l'élève] sera absent[e] à partir du [date]. Il y a eu un décès dans notre famille immédiate et nous avons besoin d'un peu de temps ensemble avant son retour à l'école.
Nous prévoyons qu'il / elle sera de retour le [date]. Si des démarches sont nécessaires concernant les absences ou les travaux manqués, n'hésitez pas à nous en informer.
Merci de votre compréhension.
[Nom du parent ou du tuteur]
Pour une absence prolongée, ou quand un parent ou un frère ou une sœur est décédé
Objet : Absence prolongée — [Nom de l'élève] — [Niveau / Groupe]
Bonjour,
Je vous écris pour vous informer que [nom de l'élève] sera absent[e] pour une période prolongée à partir du [date]. [Sa mère / Son père / Son frère / Sa sœur] est décédé[e] le [date], et nous traversons cette période ensemble en famille.
Nous apprécierions être guidés sur la façon de préparer le retour à l'école au moment venu. S'il y a un intervenant ou une intervenante qui accompagne les élèves dans des situations comme celle-ci, nous serions reconnaissants d'être mis en contact.
Merci de votre soutien.
[Nom du parent ou du tuteur]
Aviser un établissement d'enseignement supérieur
Les étudiants et étudiantes des cégeps et des universités doivent souvent aviser leurs enseignants, leur conseiller ou conseillère académique, ou le registrariat lorsqu'un décès compromet leur capacité à remettre des travaux ou à se présenter à des examens. La plupart des établissements ont des processus formels, mais la première démarche peut suivre un format simple.
À un enseignant ou une enseignante
Objet : Absence — [Nom et numéro du cours] — [Votre nom]
Bonjour [Nom de l'enseignant ou de l'enseignante],
Je vous écris pour vous informer qu'un décès est survenu dans ma famille immédiate et que je serai dans l'impossibilité d'assister aux cours du [date] au [date]. Je voulais vous en aviser le plus tôt possible.
Je vous serais reconnaissant[e] de m'indiquer comment rattraper la matière manquée et comment procéder pour les travaux ou évaluations à venir. Je suis en contact avec le registrariat et je suivrai la procédure de l'établissement pour la documentation officielle.
Merci de votre compréhension.
[Votre nom]
À un conseiller ou une conseillère pédagogique, ou au registrariat
Objet : Demande d'accommodement — décès dans la famille — [Votre nom] — [Numéro d'étudiant]
Bonjour,
Je vous écris pour vous informer qu'un membre de ma famille immédiate est décédé[e] le [date]. Je souhaite demander un accommodement académique pour la période du [date] au [date], pendant laquelle je ne serai pas en mesure de respecter les exigences de présence et de remise de travaux.
Pourriez-vous m'indiquer les documents requis et la procédure pour demander des prolongations ou des examens différés? Je veux m'assurer de suivre les bonnes étapes.
Je suis joignable à [courriel] et répondrai dès que possible.
Merci.
[Votre nom]
Aviser des collègues ou une équipe
Parfois, c'est le responsable qui se charge de cette communication. Quand une personne souhaite envoyer elle-même un message à son équipe, un texte bref et direct est généralement ce qui convient le mieux.
Objet : Un mot de [Votre nom]
Bonjour à tous,
Je voulais vous aviser que je serai absent[e] pour [la semaine prochaine / quelques jours] en raison d'un décès dans ma famille. Je vous remercie de votre patience pour tout ce qui pourrait se présenter pendant mon absence. [Nom d'un ou d'une collègue] a gentiment accepté de prendre en charge les urgences.
Merci de votre compréhension.
[Votre nom]
Configurer un message d'absence automatique
Un message d'absence automatique évite d'avoir à répondre individuellement aux messages entrants. Il peut rester simple.
Je suis actuellement absent[e] en raison d'une situation familiale et j'ai un accès limité à mes courriels jusqu'au [date] environ. Pour toute urgence, veuillez communiquer avec [nom d'un ou d'une collègue] à [courriel ou téléphone].
Il n'est pas nécessaire d'expliquer davantage. Les personnes qui doivent être informées le sont déjà. Les autres n'ont pas besoin de plus d'information.
Quoi dire si quelqu'un demande des détails
Toutes les personnes qui reçoivent un message ne sauront pas nécessairement garder leur réponse simple. Si un collègue ou un administrateur pose des questions qui dépassent ce qu'on est prêt à partager, une courte réponse réoriente la conversation sans fermer la porte.
« Merci de l'avoir écrit. Je garde les choses brèves pour l'instant, mais je reviendrai vers toi / vous quand la situation se stabilise. »
Ou, si quelqu'un pose des questions sur la couverture du travail :
« Je ne connais pas encore tous les détails du calendrier. Je vous tiendrai informé[e] dès que j'en saurai plus. »
Il n'est pas nécessaire de rendre compte de ce qu'on traverse en détail. Une courte réponse est toujours acceptable.
Ce que ces messages n'ont pas besoin de contenir
Aucun des messages ci-dessus ne doit inclure la cause du décès, le nom de la personne décédée, le lieu, les circonstances, ni aucune autre information que la personne qui écrit n'est pas prête à partager. Ces messages n'ont pas à s'excuser du moment ni à rassurer l'employeur ou l'institution sur la gestion de l'absence.
La seule chose que ces messages doivent faire : communiquer qu'un décès a eu lieu, demander le temps ou l'accommodement nécessaire, et, s'il y a lieu, s'informer de la procédure à suivre. Tout le reste est facultatif.
Un ordre à suivre
- Déterminer si un appel téléphonique ou un courriel est plus facile à gérer selon les circonstances
- Aviser d'abord le responsable ou le superviseur direct, puis les ressources humaines si une documentation de congé est requise
- Aviser l'école ou l'établissement dès que possible pour enclencher le processus d'accommodement
- Configurer un message d'absence automatique pour réduire le besoin de répondre aux messages entrants
- Informer un ou une collègue de confiance de la durée prévue de l'absence si de l'aide avec la couverture des tâches est nécessaire
- Faire le suivi avec les documents requis, comme un avis de l'entreprise funéraire ou un certificat de décès, une fois qu'ils sont disponibles, si l'employeur en fait la demande
Questions fréquentes
Le courriel est-il une façon appropriée d'aviser son employeur d'un décès?
Oui. Un courriel donne à la personne qui l'écrit le temps de composer son message avec soin, et à la personne qui le reçoit le temps d'y répondre de manière réfléchie. Dans la plupart des milieux de travail, c'est tout à fait approprié, particulièrement si un appel téléphonique semble trop difficile à gérer.
Quels détails sont nécessaires lors de l'avis à l'employeur?
Très peu. Le lien avec la personne décédée, l'indication générale de la durée de l'absence et une demande d'information sur la politique de congé sont tout ce qui est requis. Plus de détails peuvent être ajoutés plus tard si souhaité.
Est-ce qu'un collègue peut faire la notification à la place?
Oui. Demander à un ou une collègue de confiance, à un responsable ou à un membre de la famille de faire la première notification est tout à fait approprié. La personne qui gère le deuil n'a pas à prendre en charge chaque communication personnellement.
Que faire si l'école ou l'employeur demande des documents immédiatement?
Un avis de l'entreprise de services funéraires, un avis de décès publié ou un programme de cérémonie sont généralement des formes de preuve acceptées. Le certificat officiel de décès n'est souvent pas disponible dans les premiers jours et n'est généralement pas exigé immédiatement. Expliquer le délai et faire le suivi lorsque le certificat est disponible est une réponse raisonnable.
Que faire si plus de temps est nécessaire que ce qui avait été demandé initialement?
Communiquer dès que cela devient clair, même avec un message bref, est préférable à attendre. Une courte note indiquant que le calendrier a changé et donnant une nouvelle date de retour prévue est tout ce qui est nécessaire.
Sources
Ce billet s'appuie sur des pratiques générales de communication en milieu de travail, les normes du travail au Québec et au Canada, et les pratiques courantes d'accommodement pour deuil dans les établissements d'enseignement postsecondaire canadiens. Ce contenu est offert à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique.
