Il existe une forme particulière de difficulté qui attend le liquidateur dans les jours suivant un décès : pas seulement le poids de la situation, mais la pression immédiate de retrouver des documents, de comprendre des comptes, de prendre des décisions, souvent sans savoir par où commencer. Le testament se trouve peut-être quelque part. La police d'assurance existe probablement. Les mots de passe sont sûrement notés, quelque part.
La chose la plus utile que l'on puisse faire à l'avance n'est ni dramatique ni compliquée. Il s'agit surtout de rassembler ce qui existe déjà, de le réunir au même endroit, et de s'assurer que la bonne personne sait où le trouver.
Ce guide passe en revue les documents qui méritent d'être organisés maintenant, ce que chacun fait, et comment les conserver de façon à vraiment aider les personnes qui en auront besoin.
En résumé
Le travail du liquidateur commence au moment du décès et peut s'étendre sur plusieurs mois, voire plusieurs années. Les documents qui rendent ce travail gérable se regroupent en quelques catégories claires : les documents légaux qui établissent l'autorité et les volontés, les documents financiers qui font état des actifs et des dettes, les pièces d'identité personnelles, les directives médicales et de soins, et les informations pratiques comme l'accès aux comptes et les volontés finales. La plupart des gens possèdent déjà une version de ces documents. Le travail consiste à les organiser, à les maintenir à jour et à communiquer où ils se trouvent.
Les documents légaux
Le testament
Le testament est le document fondamental de toute succession. C'est le moyen le plus efficace d'indiquer comment les biens doivent être distribués après le décès et de désigner un liquidateur qui exécutera ces volontés. Sans testament, c'est la loi qui décide qui administre et hérite de la succession, et cette décision n'appartiendra pas à la famille.
Quelques points importants sur les testaments au Canada :
- Dans la plupart des provinces canadiennes, seul le testament physique est valide. L'original imprimé et signé doit être localisable. Une copie numérique seule ne suffit pas.
- L'original signé devrait être conservé dans un endroit sécurisé mais accessible. Un coffret de sûreté personnel est à éviter, car il peut être scellé au décès et retarder l'accès au document.
- Le testament devrait être révisé et mis à jour après tout changement important dans la vie : mariage, séparation, naissance d'un enfant, changement significatif des actifs, ou décès d'un bénéficiaire ou d'un liquidateur désigné.
Le liquidateur désigné dans le testament devrait savoir que le testament existe et où se trouve l'original. Cette conversation n'a pas besoin d'être détaillée. Elle doit simplement avoir lieu.
Le mandat de protection et les procurations
Au Québec, le mandat de protection est le document légal qui permet de désigner une personne pour prendre des décisions en cas d'inaptitude. Il couvre à la fois les décisions relatives aux biens et celles relatives à la personne, notamment les soins de santé. Dans les autres provinces, ces deux volets sont généralement couverts par des documents distincts : une procuration pour les affaires financières et une directive de représentation ou procuration pour les soins personnels.
Il est important de comprendre que ces documents perdent leur effet au décès. Leur rôle est de protéger une personne de son vivant, pas après.
Ces documents doivent être préparés pendant que la personne a la capacité légale de le faire. Attendre une crise de santé rend la démarche plus difficile, et parfois impossible.
Les directives de soins anticipées
Les directives de soins anticipées, parfois appelées testament de vie ou directives médicales anticipées, consignent les volontés d'une personne concernant les traitements médicaux dans des situations où elle ne pourrait plus s'exprimer. Ce document ne donne pas à une autre personne l'autorité d'agir, mais il fournit à l'équipe soignante et à la famille un relevé clair de ce qui était souhaité.
Ce document est particulièrement important lorsque la personne désignée dans la procuration de soins est indisponible, ou lorsqu'il y a désaccord entre les membres de la famille sur les décisions de soins. Le fait d'avoir ces volontés par écrit élimine une grande partie de cette incertitude.
Les documents financiers
C'est la catégorie où le travail du liquidateur devient le plus chronophage. Un relevé organisé des comptes financiers, des actifs et des dettes peut réduire considérablement ce fardeau.
Une liste des comptes et des institutions
Plutôt qu'un dossier rempli de relevés individuels, un document récapitulatif unique est plus utile. Il devrait inclure :
- Les comptes bancaires : institution, type de compte, solde approximatif
- Les comptes de placement : institution, type de compte, enregistré ou non enregistré
- Les régimes de retraite, y compris les régimes d'employeur
- Les comptes enregistrés comme les REER, FERR, CELI et REEE
- Les programmes de prestations gouvernementales : RRQ, RPC, Sécurité de la vieillesse
Pour chaque compte, le liquidateur aura éventuellement besoin du numéro de compte et du nom d'un contact à l'institution. Le document récapitulatif n'a pas besoin de contenir des mots de passe, mais il doit indiquer clairement que ces comptes existent et où ils sont détenus.
Les polices d'assurance vie
Chaque police devrait inclure le numéro de police, le nom de l'assureur, le montant de la couverture et le bénéficiaire désigné. Si une police est fournie par l'employeur, cela devrait être noté séparément, car ces réclamations sont traitées par l'administrateur des avantages sociaux collectifs de l'employeur plutôt que directement par un assureur.
Les bénéficiaires désignés sur les polices d'assurance vie et les comptes enregistrés comme les CELI et les REER reçoivent les fonds directement, en dehors de la succession. Ces sommes ne passent pas par le testament et ne sont pas soumises à la liquidation successorale. Maintenir les désignations de bénéficiaires à jour est aussi important que la police elle-même.
Les biens et actifs
Pour tout bien immobilier, le liquidateur aura besoin de l'acte de propriété, de l'adresse et des informations sur toute hypothèque en cours. Si un bien est détenu conjointement, cela devrait être noté clairement.
Les autres actifs qui méritent d'être documentés comprennent :
- Les véhicules, y compris la marque, le modèle, l'immatriculation et les informations d'assurance
- Les immeubles de placement ou de location
- Les intérêts commerciaux ou les actions d'entreprise
- Les biens personnels de valeur comme les oeuvres d'art, les bijoux ou les objets de collection, surtout s'ils sont mentionnés dans le testament
Les dettes et obligations
Le liquidateur est responsable de régler les dettes avant de distribuer la succession. Un relevé clair des obligations en cours évite les délais et les omissions. Cela comprend les hypothèques, les marges de crédit, les soldes de cartes de crédit, les prêts personnels et toute obligation financière continue.
Les pièces d'identité personnelles
Ce sont les documents dont le liquidateur aura besoin pour amorcer le processus administratif. Les avoir au même endroit permet d'économiser du temps pendant une période où le temps et l'énergie sont limités.
- Acte de naissance
- Carte ou relevé du numéro d'assurance sociale
- Passeport
- Carte d'assurance maladie provinciale
- Certificats de mariage ou de divorce, le cas échéant
- Documents de citoyenneté ou d'immigration, le cas échéant
- Dossiers militaires, le cas échéant
Le liquidateur n'a pas besoin que ces documents soient préorganisés dans un cartable. Il a besoin de savoir que ces documents existent et où les chercher.
Les documents fiscaux
Le liquidateur est responsable de produire la déclaration de revenus finale du défunt, et potentiellement une ou plusieurs déclarations supplémentaires selon le type de revenus impliqués. Avoir les documents fiscaux récents à portée de main facilite considérablement ce processus.
Les documents utiles à organiser comprennent les déclarations de revenus des deux ou trois dernières années, le plus récent avis de cotisation de l'Agence du revenu du Canada, et les relevés de toute source de revenus qui apparaîtrait sur un T4, un T5, un relevé 1 ou un relevé équivalent.
Les volontés funéraires
Planifier ses funérailles et sa cérémonie commémorative à l'avance est l'une des démarches les plus pratiques qu'une personne puisse faire. Dans un moment difficile, s'occuper de ces arrangements peut représenter un poids considérable pour les proches qui traversent déjà une période éprouvante.
Un relevé écrit des préférences n'a pas besoin d'être formel ou exhaustif. Il pourrait inclure :
- La préférence pour l'inhumation ou la crémation
- Toute demande religieuse, culturelle ou personnelle pour la cérémonie
- La préférence pour le type de rassemblement, le cas échéant
- Si un don d'organes ou de tissus est souhaité
- Toute organisation caritative à reconnaître en guise de fleurs
Si un contrat de préarrangements funéraires existe auprès d'une entreprise funéraire, son emplacement devrait être clairement indiqué. Le liquidateur et au moins une autre personne devraient savoir qu'il existe.
Une lettre de souhaits peut accompagner le testament sans en faire partie. Cela permet de garder le testament centré sur les questions légales et financières, tout en permettant de communiquer séparément les préférences personnelles, les souvenirs sentimentaux et les instructions informelles.
Les comptes numériques et les accès
C'est la catégorie la plus souvent négligée dans la planification successorale traditionnelle, et celle qui est devenue la plus complexe ces dernières années.
Un liquidateur qui ne peut pas accéder aux courriels, aux services bancaires en ligne ou aux comptes d'abonnement se heurtera à des obstacles inutiles. Un document pratique dans ce domaine pourrait inclure :
- Une liste des comptes en ligne : portails bancaires, plateformes de placement, comptes gouvernementaux comme Mon dossier ARC et Mon dossier Service Canada
- Les adresses courriel associées aux comptes financiers ou gouvernementaux
- Les services d'abonnement qui devront être annulés
- Les comptes de médias sociaux, avec toute préférence sur leur fermeture ou leur mémorisation
Les mots de passe eux-mêmes ne devraient pas être conservés au même endroit que les autres documents successoraux pour des raisons de sécurité. Un gestionnaire de mots de passe, une enveloppe scellée conservée séparément, ou un arrangement de confiance avec une personne spécifique sont toutes des options raisonnables. Le liquidateur a simplement besoin de savoir que l'accès est possible et comment l'obtenir.
Où tout conserver
L'objectif n'est pas un système de classement parfait. L'objectif est qu'une personne, sous un stress important, puisse trouver ce dont elle a besoin sans avoir à chercher.
Quelques principes qui aident :
Un emplacement physique unique pour les originaux. Une filière verrouillée, une boîte ignifuge ou un tiroir sécurisé connu du liquidateur. Le testament original et les documents de procuration originaux y ont leur place.
Un document récapitulatif comme carte d'orientation. Une seule page ou un court document qui liste ce qui existe, où c'est rangé et les contacts clés. Ce document n'a pas besoin de contenir d'informations sensibles en lui-même. Il doit simplement orienter le liquidateur dans la bonne direction.
Une copie numérique pour les documents non légaux. Les copies numérisées des pièces d'identité, des polices d'assurance et des résumés financiers peuvent être conservées en toute sécurité dans un endroit protégé par un mot de passe. Les documents légaux comme le testament original nécessitent généralement la copie physique.
Informer le liquidateur de l'emplacement des documents. Organiser des documents n'est utile que si la personne qui en a besoin peut les trouver. Une brève conversation avec le liquidateur désigné, couvrant où les documents sont conservés et qui d'autre le sait, est la dernière étape et la plus importante.
Une note sur la mise à jour des documents
Organiser ces documents une fois a de la valeur. Les maintenir à jour est ce qui les rend utiles au moment voulu.
Les circonstances changent : des comptes sont ouverts et fermés, les désignations de bénéficiaires ne sont plus à jour, des propriétés sont achetées et vendues, les relations évoluent. Une brève révision annuelle, ou une révision à la suite de tout événement important dans la vie, suffit à maintenir le relevé exact.
Le testament et les documents de procuration devraient être révisés avec un notaire ou un avocat chaque fois qu'il y a un changement important dans la succession ou dans les relations impliquées.
Questions fréquentes
Le liquidateur doit-il participer à l'organisation de ces documents maintenant?
Pas nécessairement, mais le liquidateur devrait savoir où se trouvent les documents et avoir une compréhension générale de la succession. L'organisation elle-même peut se faire de façon privée. C'est la communication qui compte.
Et si certains de ces documents n'existent pas encore?
Commencer par ce qui est disponible et noter ce qui manque. Un testament qui n'existe pas encore mérite d'être priorisé. Une procuration pour les finances et les soins personnels vaut la peine d'être préparée en même temps, idéalement avec un notaire ou un avocat.
Un testament numérique est-il valide au Canada?
Dans la plupart des provinces canadiennes, seul le testament physique est valide et l'original imprimé et signé est requis. Certaines provinces ont introduit des dispositions limitées pour les testaments électroniques, mais celles-ci restent spécifiques à chaque juridiction et ne sont pas universellement reconnues. Consulter un notaire ou un avocat sur ce qui est valide dans une province donnée est l'approche la plus prudente.
Et s'il n'y a personne d'évident à désigner comme liquidateur?
Une société de fiducie ou un professionnel juridique peut être désigné comme liquidateur. Cette option mérite d'être discutée avec un avocat ou un notaire, particulièrement lorsque la succession est complexe ou lorsque la dynamique familiale rend une nomination personnelle difficile.
Sources
Ce billet s'appuie sur les informations publiées par le gouvernement du Canada, l'Agence du revenu du Canada, l'Autorité des marchés financiers, le Barreau du Québec et la Chambre des notaires du Québec. Les exigences varient selon la province et le territoire. Ce contenu est offert à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique ou financier. La consultation d'un notaire, d'un avocat ou d'un conseiller financier est recommandée pour toute situation particulière.
