Après un décès, les démarches administratives arrivent vite, et les documents qui s'y rattachent portent souvent des noms qui se ressemblent sans pour autant vouloir dire la même chose. Savoir lequel est utile à quel moment, et comment l'obtenir, permet d'éviter des délais inutiles au moment de régler une succession.
Ce guide explique les principaux documents liés à l'enregistrement d'un décès au Canada, clarifie la différence entre un acte de décès et une preuve de décès, et couvre les démarches supplémentaires lorsqu'un décès survient à l'étranger.
En résumé
Trois documents sont au cœur du processus d'enregistrement d'un décès au Canada : le certificat médical de décès, la déclaration de décès, et l'acte de décès officiel. Les deux premiers sont remplis au moment du décès, principalement par le médecin et le directeur funéraire. Le troisième est un document gouvernemental qu'on commande auprès du bureau de l'état civil de la province, et qui est nécessaire pour la plupart des démarches successorales. Lorsqu'un décès survient à l'extérieur du Canada, des documents supplémentaires sont requis, et les démarches impliquent à la fois les autorités locales du pays concerné et l'ambassade ou le consulat canadien le plus proche.
Les trois documents de base
Le certificat médical de décès
Le certificat médical de décès est un document médical rempli par le médecin traitant, l'infirmière praticienne ou le coroner au moment du décès. Il indique la cause du décès, la date et le lieu. La famille n'a pas à s'en occuper : c'est le professionnel de santé qui en est responsable.
Quand le décès était prévu, par exemple à domicile sous soins palliatifs ou en établissement de soins, c'est le médecin traitant ou l'infirmière praticienne qui remplit le certificat. Quand le décès est inattendu, soudain ou inexpliqué, c'est le coroner ou le médecin légiste qui prend en charge cette responsabilité.
Ce document n'est pas le même que l'acte de décès que la famille utilisera pour régler la succession. Il s'agit d'un document médico-légal interne qui fait partie du processus d'enregistrement du décès. Le directeur funéraire le récupère auprès de l'autorité émettrice et le soumet avec la déclaration de décès pour amorcer cet enregistrement.
Certaines institutions et certains pays étrangers peuvent demander spécifiquement une copie du certificat médical de décès, notamment pour des fins d'assurance ou pour régler une succession qui comprend des biens à l'étranger. Il n'est généralement accessible qu'aux membres de la famille immédiate ou au liquidateur.
La déclaration de décès
La déclaration de décès est remplie par le directeur funéraire avec un déclarant, habituellement un membre de la famille ou le liquidateur. Elle consigne les renseignements personnels du défunt : nom légal complet, date et lieu de naissance, état civil, profession, et renseignements sur les proches.
Le directeur funéraire soumet la déclaration de décès en même temps que le certificat médical de décès à l'autorité compétente. Au Québec, ces documents sont transmis au Directeur de l'état civil. Dans les autres provinces, ils sont soumis au bureau provincial des statistiques de l'état civil, parfois par l'intermédiaire du greffe municipal.
L'exactitude de ce document a une importance concrète. Il fait partie du registre juridique permanent et sert de base à l'acte de décès officiel qui sera délivré par la suite.
L'acte de décès
L'acte de décès est le document officiel délivré par le gouvernement provincial ou territorial. C'est celui que la famille utilisera pour la grande majorité des démarches successorales : fermeture de comptes bancaires, réclamations d'assurance, transfert de biens immobiliers, demande de probation ou d'homologation du testament.
Il n'est pas disponible immédiatement. L'enregistrement du décès prend du temps, et les délais varient selon les provinces. Au Québec, le Directeur de l'état civil émet l'acte de décès une fois le décès enregistré, un processus qui peut prendre quelques semaines. Des copies supplémentaires peuvent être commandées en tout temps par la suite.
La plupart des successions nécessitent entre cinq et dix copies certifiées. Le directeur funéraire peut souvent aider à en faire la demande, ou la demande peut être faite directement auprès du bureau de l'état civil de la province concernée.
La différence entre un acte de décès et une preuve de décès
Ces deux termes sont souvent confondus, mais ils ne désignent pas la même chose.
L'acte de décès est le document officiel émis par la province ou le territoire. Il est exigé pour les transactions immobilières, certaines réclamations d'assurance et diverses démarches légales et financières.
La preuve de décès est un terme plus large qui recouvre plusieurs documents pouvant servir à confirmer qu'un décès a eu lieu. Selon la situation, la preuve de décès peut être fournie par :
- La lettre ou l'attestation de décès du directeur funéraire, disponible immédiatement après le décès et acceptée par la plupart des banques, compagnies d'assurance et programmes gouvernementaux pour les démarches courantes de notification
- Une copie de la déclaration de décès, qui a du poids parce qu'elle fait partie du processus officiel d'enregistrement
- L'acte de décès officiel émis par la province ou le territoire, requis pour un nombre plus restreint de démarches légales et financières formelles
Pour la plupart des démarches, notamment aviser Service Canada, annuler des prestations gouvernementales et fermer des comptes bancaires, l'attestation du directeur funéraire suffit. L'acte de décès officiel est spécifiquement requis pour les transactions immobilières, les demandes d'homologation, certaines réclamations d'assurance et les démarches dans des juridictions à l'extérieur du Canada.
En cas de doute sur ce qu'une institution exige, le plus simple est de lui demander directement. Les exigences varient selon les organismes et les provinces.
Comment obtenir un acte de décès par province
Chaque province et territoire délivre les actes de décès par l'entremise de son propre bureau de l'état civil. Le processus est globalement similaire d'une province à l'autre, mais les étapes, les frais et les délais varient.
- Alberta : Service Alberta, Statistiques de l'état civil
- Colombie-Britannique : BC Vital Statistics Agency
- Manitoba : Agence des statistiques de l'état civil du Manitoba
- Nouveau-Brunswick : Service Nouveau-Brunswick, Statistiques de l'état civil
- Terre-Neuve-et-Labrador : Service NL, Division des statistiques de l'état civil
- Territoires du Nord-Ouest : Ministère de la Santé et des Services sociaux
- Nouvelle-Écosse : Statistiques de l'état civil, Service Nouvelle-Écosse
- Nunavut : Ministère de la Santé, Statistiques de l'état civil
- Ontario : ServiceOntario, Bureau du registraire général
- Île-du-Prince-Édouard : Statistiques de l'état civil, Santé Î.-P.-É.
- Québec : Directeur de l'état civil
- Saskatchewan : eHealth Saskatchewan, Statistiques de l'état civil
- Yukon : Statistiques de l'état civil, gouvernement du Yukon
Au Québec, le document équivalent à un acte de décès est l'acte de décès délivré par le Directeur de l'état civil. Il remplit la même fonction et se commande auprès du même bureau. Des copies d'actes de décès peuvent être demandées en ligne, par courrier ou en personne.
Combien de copies commander
Le nombre de copies certifiées nécessaires dépend de la complexité de la succession. À titre indicatif :
- Une copie pour chaque institution financière détenant un compte au nom du défunt
- Une copie pour chaque réclamation d'assurance
- Une copie pour toute transaction immobilière
- Une copie pour la demande d'homologation du testament, le cas échéant
- Une ou deux copies supplémentaires en réserve
Pour les successions simples, cinq copies suffisent souvent. Pour les successions comportant plusieurs comptes, des biens immobiliers ou des éléments internationaux, dix copies ou plus peuvent être nécessaires. Commander des copies supplémentaires lors de la demande initiale est moins coûteux que de les commander séparément par la suite.
Quand le décès survient à l'étranger
Un décès à l'extérieur du Canada ajoute une couche de complexité aux démarches documentaires. Les lois locales s'appliquent dans le pays où le décès a eu lieu, et les exigences varient considérablement d'un pays à l'autre. Le processus implique à la fois les autorités locales et l'ambassade ou le consulat canadien le plus proche.
Première étape : communiquer avec l'ambassade ou le consulat canadien
Le bureau du gouvernement canadien à l'étranger le plus proche devrait être contacté dès que possible après un décès survenu à l'extérieur du Canada. Il peut fournir des orientations sur les exigences locales, aider avec la documentation, mettre les familles en contact avec des entreprises funéraires locales et, si nécessaire, authentifier le certificat de décès local à des fins d'assurance ou de rapatriement.
Au Canada, le Centre de surveillance et d'intervention d'urgence d'Affaires mondiales Canada est disponible en tout temps au 1-800-387-3124 ou au +1 613-996-8885 (appels à frais virés acceptés).
Il importe de savoir clairement que le gouvernement canadien ne prend pas en charge les frais funéraires, d'inhumation, de crémation ou de rapatriement des dépouilles. Ces coûts incombent à la succession ou à la famille.
Le certificat de décès local
Le principal document délivré à la suite d'un décès à l'étranger est le certificat de décès émis par les autorités locales du pays où le décès a eu lieu. Ce document est obligatoire avant que des restes humains puissent être transportés à l'international.
Certains pays exigent que ce certificat soit authentifié par le ministère local des Affaires étrangères avant que les arrangements funéraires puissent être conclus. Il peut également devoir être authentifié par le bureau canadien le plus proche si on en a besoin pour des fins d'assurance ou de rapatriement. Les délais varient selon le pays et peuvent être prolongés si une autopsie ou un rapport toxicologique est requis.
Si le certificat de décès local n'est pas en français ou en anglais, il doit être traduit par un traducteur agréé avant de pouvoir être utilisé au Canada.
Rapatrier des restes au Canada
Le rapatriement consiste à transporter les restes d'une personne décédée à l'étranger vers le Canada. Cette démarche implique une coordination entre l'entreprise funéraire dans le pays du décès, une entreprise funéraire au Canada qui prendra en charge les restes à leur arrivée, l'ambassade ou le consulat canadien, et dans certains cas, l'Agence des services frontaliers du Canada.
Les documents habituellement requis pour le rapatriement comprennent :
- Le certificat de décès local, authentifié selon les exigences applicables
- Un permis de transit funéraire délivré par les autorités locales
- Un certificat d'embaumement, ou un certificat de crémation si les restes ont été incinérés
- Une attestation confirmant que le défunt n'était pas porteur d'une maladie contagieuse, que l'Agence des services frontaliers du Canada peut exiger avant de libérer les restes à l'arrivée
- Dans certains pays, l'acte de naissance canadien ou le certificat de mariage du défunt peut devoir être légalisé localement avant que les restes soient libérés
Les compagnies aériennes ont leurs propres règlements pour le transport de restes humains. Les familles ne doivent pas s'attendre à voyager sur le même vol que le corps lors d'un rapatriement.
Le rapatriement représente des frais importants. Le coût pour rapatrier une dépouille se situe généralement entre dix mille et vingt mille dollars, selon la distance et les circonstances. Le rapatriement de cendres est considérablement moins coûteux. Une assurance voyage comportant une couverture de rapatriement peut réduire considérablement ces frais. Vérifier si le défunt avait souscrit une telle assurance est l'une des premières démarches à effectuer.
Si l'inhumation ou la crémation a lieu à l'étranger
Certaines familles choisissent de procéder à l'inhumation ou à la crémation dans le pays où le décès a eu lieu, plutôt que de rapatrier les restes. C'est une option tout à fait valable, parfois plus simple selon les circonstances.
Dans ce cas, obtenir plusieurs copies certifiées du certificat de décès local demeure important pour les démarches successorales au Canada. L'ambassade ou le consulat canadien peut aider à l'authentification de ces copies.
Au Québec, un décès survenu à l'extérieur du Québec peut être inscrit au registre de l'état civil québécois auprès du Directeur de l'état civil. Cette démarche permet d'obtenir les documents officiels nécessaires à la liquidation de la succession. Ce service est offert sans frais.
Enregistrer le décès au Canada
Lorsqu'un Canadien décède à l'étranger, le décès est enregistré dans le pays où il a eu lieu. Il ne l'est pas automatiquement au Canada. Certaines provinces permettent ou exigent l'enregistrement de décès survenus à l'étranger à des fins successorales ou de statistiques de l'état civil. Les familles qui règlent une succession canadienne à la suite d'un décès à l'étranger devraient consulter le bureau de l'état civil de la province concernée, ou un notaire ou un avocat, pour savoir si un enregistrement au Canada est nécessaire ou souhaitable.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour obtenir un acte de décès au Canada?
Les délais varient selon les provinces. Au Québec, le délai dépend du moment où le Directeur de l'état civil reçoit les documents et les enregistre. Dans la plupart des provinces, les demandes en ligne sont traitées plus rapidement que celles faites par courrier. Un traitement accéléré est disponible dans certaines provinces moyennant des frais supplémentaires.
Qui peut commander un acte de décès au Canada?
Un acte de décès standard peut être commandé par n'importe qui dans la plupart des provinces. Les copies certifiées, qui contiennent davantage d'informations et sont requises pour certaines démarches légales, sont généralement réservées aux membres de la famille immédiate, au liquidateur ou à un représentant autorisé. Les exigences varient selon les provinces.
L'attestation du directeur funéraire peut-elle remplacer l'acte de décès officiel?
Pour la plupart des démarches, oui. L'attestation ou la lettre de preuve de décès du directeur funéraire est acceptée par la plupart des banques, des programmes gouvernementaux et des compagnies d'assurance pour les avis de décès courants et la gestion des comptes. L'acte de décès officiel est spécifiquement requis pour les transactions immobilières, les demandes d'homologation et certaines réclamations d'assurance.
Que faire si l'acte de décès contient une erreur?
Les erreurs dans un acte de décès peuvent être corrigées auprès du bureau de l'état civil de la province. La procédure et les documents requis pour appuyer une correction varient selon les provinces. Agir rapidement permet d'éviter des complications lors du règlement de la succession.
L'assurance voyage couvre-t-elle le rapatriement?
L'assurance voyage comportant une couverture de rapatriement n'est pas obligatoire, mais elle est fortement recommandée pour toute personne qui voyage à l'extérieur du Canada. Sans elle, les frais de rapatriement sont entièrement à la charge de la succession ou de la famille. Vérifier si une telle police était en vigueur est l'une des premières démarches à effectuer lorsqu'un décès survient à l'étranger.
Sources
Ce billet s'appuie sur les informations publiées par le gouvernement du Canada, Affaires mondiales Canada, le Directeur de l'état civil du Québec, ServiceOntario, la BC Vital Statistics Agency, et les orientations accessibles au public des bureaux provinciaux de l'état civil à travers le Canada. Les exigences varient selon la province et le territoire. Ce contenu est offert à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique ou financier. La consultation d'un notaire, d'un avocat ou de l'autorité provinciale compétente est recommandée pour toute situation particulière.
